Gerenciamento de Projetos na Prática

Com o planejamento em alto nível pensado e colocado no papel, podemos criar um primeiro documento que chama-se Termo de Abertura do Projeto.

Antes de começarmos de fato a pensar em gerenciar projetos, em algumas empresas, o gerente de projetos recebe a nova demanda antes mesmo de se tornar um projeto. Quando isso acontece, deve-se pensar em planejar inicialmente as famosas restrições (Triple constraints na visão anterior), que são escopo, cronograma, recursos, custos, riscos e qualidade.

Com o planejamento em alto nível pensado e colocado no papel, podemos criar um primeiro documento que chama-se Termo de Abertura do Projeto (Project Charter), esse documento é apresentado em um comitê inicial com alguns executivos da empresa, partes interessadas com poder de decisão, para aprovação de ir ou não (go no-go) do projeto, se o projeto será iniciado ou se não vale a pena seguir. Depende de empresa para empresa, mas não necessariamente é responsabilidade do Gerente de Projetos (GP) criar esse Project Charter e agendar essa reunião, muitas vezes após a aprovação que no mapeamento de recursos o GP é selecionado.

Após isso o GP revisa o documento criado e agenda a reunião inicial de abertura para execução do projeto (Kick-off) com todas as partes interessadas envolvidas no projeto, desde o patrocinador, os líderes funcionais, os recursos (se já tiver algum atribuído ao projeto), fornecedores e parceiros, cria seus arquivos iniciais de controle e começa a execução.

Logo no começo o GP deve entender e refinar o escopo com o patrocinador, adicionando todos os requisitos necessários que de fato serão entregues ao final, as "assumptions" que são as afirmações alinhadas e também tudo que ficará fora do escopo, para evitar o que chamamos de "scope creep" que nada mais é quando o GP perde o controle sobre o escopo e mudanças ao longo da execução do projeto surgem e acaba impactando outras restrições, como custo ou cronograma que é bem comum.

O Cronograma inicial não precisar ser detalhado, mesmo porque para projetos grandes, ao longo do projeto que o GP conseguirá ter visão sobre os detalhes que surgirão, mas o alto nível de EAP (Estrutura Analítica do Projeto), os principais pacotes de trabalho, milestones e datas de entregas, bem como a data final, é muito importante estar bem pensado. Em alguns casos o GP não tem experiência o suficiente para criar sozinho ou precisa de ajuda de algum especialista, então algumas técnicas de Brainstorming com algumas partes interessadas envolvidas são utilizadas, em outros casos os recursos são atribuídos ao projeto antes mesmo da criação do cronograma.

Outra restrição importante é de Custo, inicialmente se utiliza ordens de magnitudes para custo entre 50% a 150%, depende da empresa, mas mesmo considerando isso é importante mapear todos os custos do projeto, mão de obra, materiais, equipamentos, fornecedores, para chegar aos valores mais assertivos possíveis. Nesse momento não necessariamente se inicia o processo de aquisição (compras), mas já se inicia solicitações de cotações de tudo que for necessário comprar.

Risco é outra restrição que tem que ser levado em conta desde o começo, levantar todos os riscos iniciais, fazer uma análise de probabilidade e impacto, criar planos de mitigação e responsáveis por tomar as ações, com isso pode-se evitar grandes impactos no cronograma ou até mesmo no custo durante o andamento do projeto.

Recursos pode ser tanto recursos humanos (pessoas) ou recursos a serem utilizados durante a execução do projeto, as pessoas devem ser especialistas com conhecimentos de júnior a sênior nas suas respectivas áreas do projeto, isso os líderes ou gerentes funcionais pode ajudar o GP a identificar as pessoas certas.

Qualidade também é uma restrição que tem que ser avaliada no começo, porque dependendo do serviço ou produto que será entregue ao final e seu nível esperado de qualidade, pode impactar em custo, cronograma ou outras restrições.

Para finalizar, uma área que o PMI (Project Management Institute) não considera como restrição, mas que é importante mapear é a Comunicação, criar um plano de comunicação inicial, com cadências de reuniões, de envios de relatórios, criando atas de reuniões ao final, tomando nota dos "to-do", "issue log", pode ajudar muito o GP.

Para quem está apenas começando no mundo de Gerenciamento de Projetos, temos uma sopa de letrinhas nesse artigo, mas com as próximas publicações tudo se tornará mais claro. Deixe seu comentário, contato e assine nossos Cursos de Negócios Premium.

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